Effektivt design af møder
Hvordan et participativt re:design af en mødestruktur bragte klarhed, tilpasning, motivation og læringslyst til de daglige møder.
Overblik
Fremtiden for effektive møder?
Virksomheder rapporterer i stigende grad om frustrationer over forældede mødekoncepter
Manglende involvering, fokus og ineffektiv tidsstyring er blandt de mest almindelige problemer. Dertil kommer, at de sædvanlige standardløsninger ikke matcher de specifikke udfordringer, som virksomhederne står over for, hvilket fører til tab af motivation.
Men behøver det virkelig at være sådan?
Om kunden
Internationalt arbejdende leverandør – vedvarende energi
Ca. 1000 ansatte i alt, heraf 160 på lokationen
Udfordring
Efter et årti med forskellige standardtilgange, herunder Lean, Six Sigma og Agile-influerede metoder, forblev produktionsmøderne ineffektive. De 60 involverede medarbejdere oplevede, at møderne blev mere og mere monotone og topstyrede uden klar retning eller fokus. I stedet for at løse problemer, udvikle vigtige problemløsningskompetencer og tackle strategiske udfordringer, blev de reduceret til rene informationsmøder.
Flere års forsøg på at forbedre mødestrukturerne førte kun til mere frustration blandt medarbejderne. Resultatet var et stigende fald i engagementet og en forøgelse af stressniveauet med negative konsekvenser for produktiviteten, produktkvaliteten og medarbejdernes sundhed samt trivlse.
Hypotesen
Efter en grundlæggende analyse og syntese af problemet opstillede vi den hypotese, at et participativt redesign af produktionsmøder ville øge deres efficiens og effektivitet betydeligt. I stedet for at stole på standardiserede skabeloner eller en one-size-fits-all-tilgang ville ægte medarbejderdeltagelse og feedbacksløjfer ikke kun øge motivationen og produktiviteten igen, men også gøre det muligt at tackle strategiske udfordringer effektivt gennem læringssløjfer.
Resultater
Løsningen
Vi begyndte vores arbejde med en indledende undersøgelse og drøftelser af medarbejdernes tilfredshed med produktionsmøderne, som skulle fungere som en baseline-undersøgelse og et referencepunkt. Derefter ledte vi det participative redesign af produktionsmøderne i 6 på hinanden følgende workshops. I disse møder deltog de vigtigste interessenter, herunder den ansvarlige afdelingsleder og fire af hans teamledere.
Formålet med disse møder var først at identificere succes- og fiaskokriterierne for gode produktionsmøder. Efter en indledende kategorisering af vores resultater diskuterede vi derefter mulige årsager til mislykkede møder og identificerede passende modforanstaltninger.
Mellem møderne gav vi resten af teamet åben adgang til status på resultaterne og bad om yderligere feedback for at eliminere eventuelle blinde vinkler og fordomme. På dette grundlag af risiko- og behovsanalyser begyndte vi en iterativ udviklingsproces, som i sidste ende førte til et MVP (minimal viable product) af møderne.
I de følgende uger blev dette MVP så testet direkte under reelle driftsforhold og gradvist tilpasset med ny feedback, indtil virksomheden var klar til selv at påtage sig den participative udviklingsopgave.
Effekten
Indførelsen af den nye mødestruktur førte til betydelige forbedringer i produktionsafdelingen. Indførelsen af Minimal Viable Product (MVP) gjorde det muligt for os at gøre målbare fremskridt på flere nøgleområder:
- Øget medarbejdertilfredshed: Aktiv inddragelse af medarbejderne og indarbejdelse af deres feedback i møderne førte til en betydelig stigning i teamtilfredsheden. Det afspejlede sig bl.a. i højere deltagelse og større engagement under møderne.
- Forbedret mødeefficiens: Møderne blev strømlinet og fokuseret, hvilket førte til en reduktion af unødvendig mødetid. De klart definerede mål og strukturerede processer hjalp med at nå frem til konkrete beslutninger og løsninger hurtigere.
- Øget produktivitet: Den forbedrede kommunikation og problemløsning på møderne bidrog direkte til en stigning i produktiviteten. Specifikke problemer kunne identificeres og løses hurtigere, hvilket gjorde arbejdsprocesserne mere efficiente generelt.
- Bedre håndtering af strategiske udfordringer: Den nye struktur gjorde det muligt at håndtere strategiske spørgsmål mere effektivt. Teamene kunne regelmæssigt udveksle ideer og udvikle fælles strategier, hvilket styrkede afdelingens overordnede retning og fokus.
Vil du også gerne få gavn af effektivt designede møder?
1. Beskriv din udfordring til os
Det tager kun 15 minutter at få et indledende indtryk af dit problem og undersøge, om og i hvilket omfang vi kan hjælpe dig.
2. Vi ser på din udfordring på stedet
Sammen drøfter vi situationen på stedet, ser nærmere på den nuværende tilstand og opsummerer vigtige data og fakta.
3. Konceptualisering af effektive tiltag
Vi udarbejder forskellige midler og muligheder og sender dig et uforpligtende tilbud.
4. Realiseringsfasen
Vi faciliterer, rådgiver, coacher og ledsager dig i den succesfulde iværksættelse af kontekstbaserede tiltag og tilgange.