Hvorfor er differentiering mellem efficiens og effektivitet er vigtigere i dag end nogensinde før?
I krisetider som i dag fejler virksomheder ofte ikke på grund af det, de gør, men på grund af det, de ikke gør, mens de stadig har mulighed for at foretage grundlæggende ændringer. Og det skyldes ofte manglende vilje til selvrefleksion, manglende klarhed og differentiering, som så fører til, at virksomhederne holder sig til deres kernekompetencer i stedet for at udvide deres muligheder.
Resultatet?
Man forsøger simpelthen at gøre det, man altid har gjort, lidt bedre end i går – med andre ord fokuserer man på efficiens, omkostningsreduktion og procesoptimering.
Men hvad sker der, når man senere indser, at alle ens anstrengelser var forgæves, fordi man bevægede sig i den forkerte retning?
Hvordan vi gør noget (efficiens) er ikke det samme som det, vi ønsker at opnå (effektivitet).
Sproget påvirker vores tænkning, og det, vi ikke har ord for og derfor mangler vigtige differentieringer for, kan vi ikke tænke. Og Peter Drucker vidste allerede, hvor vigtigt det er at adskille efficiens fra effektivitet: “Efficiency is doing things right. Effectiveness is doing the right things.” Og Russell Ackoff tilføjede senere, at fokus på det, man ikke ønsker – kriser og ineffektivitet – ikke fører til, at man får det, man faktisk ønsker.
For at forhindre, at du lider samme skæbne som mange andre virksomheder i disse vanskelige tider, har denne artikel til formål at lære dig de vigtigste forskelle, så du kan træffe bedre (effektive) beslutninger i fremtiden.
Begrebernes etymologi
Begreberne efficiens og effektivitet har fælles sproglige rødder, men deres betydninger har adskilt sig i århundredernes løb – både sprogligt og begrebsmæssigt. Og denne adskillelse blev i stigende grad nødvendig for at afspejle de stadig mere komplekse krav inden for videnskab, filosofi og samfund.
En kort rejse gennem sproghistorien
Proto-indoeuropæisk (ca. 4500-2500 f.Kr.)
Oprindelsen ligger i udtrykket dʰeh (»at gøre, at sætte, at lave«), som fungerede som grundlag for senere betydninger som handling og virkning.
Latin (ca. 1000-500 f.Kr.)
Udtryk som facere (»at gøre«) og efficere (»at forårsage, frembringe«) opstod. Det var første gang, der blev skelnet mellem udførelsen af en handling (efficere) og dens resultat (effectus).
Efficiens (ca. 1. Jh. v. Chr.)
Udtrykket beskriver en proces’ »virkning« eller »ydeevne« – evnen til at producere noget.
Effectus (ca. 1.-3. århundrede e.Kr.)
Effectus henviser til resultatet eller realiseringen af et mål og understreger opnåelsen af målet.
Efficientia og Effectivitas (ca. 300-600 e.Kr.)
Det er her, begreberne i deres nuværende grundbetydning stammer fra:
- Efficientia: Den ydelses- og ressourcebesparende realisering af processer.
- Effectivitas: Den faktiske opnåelse af mål og langsigtede fordele.
Middelalderen (ca. 800-1000 e.Kr.)
Den systematiske adskillelse af efficiens og effektivitet blev videreudviklet i denne periode. Filosoffer og teologer som Thomas Aquinas videreudviklede begreberne for at kunne skelne mellem forskellige aspekter af handling og mål i moralske og praktiske sammenhænge.
I sine værker taler Aquinas om fire typer årsager: den materielle, den formelle, den efficiente og den endelige årsag. Den efficiente årsag svarer mest til det, vi forstår ved efficiens i dag – det er den årsag, der direkte producerer en effekt. Den endelige årsag, også kendt som formålsårsagen, svarer til det moderne begreb effektivitet – den henviser til det formål eller mål, som noget gøres for.
Den moderne æra (ca. 17.-18. århundrede)
Med oplysningstiden og udviklingen af den moderne videnskab blev begreberne efficiens og effektivitet mere præcise. Efficens blev i stigende grad brugt i tekniske og mekaniske sammenhænge (f.eks. maskiners ydeevne), mens effektivitet blev brugt i filosofi og senere i ledelse til at beskrive opnåelsen af mål.
Den industrielle revolution (18.-19. århundrede)
Betydningen af efficiens voksede gennem mekanisering og optimering af produktionsprocesser. Efficens blev set som et centralt begreb inden for forretning og teknologi, mens effektivitet fik mindre opmærksomhed, da kortsigtede resultater ofte syntes vigtigere.
Hvorfor forskellen blev indført
Den stigende differentiering var ikke en tilfældighed, men en bevidst beslutning om at definere begreberne klarere for at undgå misforståelser. I lande som Danmark, hvor »effektivitet« ofte bruges som synonym for begge dele, er disse vigtige forskelle ved at gå tabt.
Men i en verden, der bliver stadig mere kompleks, er præcision i tænkning og handling afgørende – for virksomheder, samfund og ledelse af organisationer. Det handler trods alt om at træffe præcise og smarte beslutninger, og de skal kunne skelne mellem kort og lang sigt – mellem efficiens og effektivitet.
Hvorfor skelnes der i Danmark ikke så meget mellem efficiens og effektivitet?
I Danmark bruges begrebet effektivitet ofte synonymt med efficiens og effektivitet. Der er historiske, kulturelle og pragmatiske årsager til denne forvirring, som analyseres nedenfor.
Sproglige rødder
Selv om begge begreber findes i Danmark, er de ikke så strengt adskilt fra hinanden, som de er i engelsktalende lande eller Tyskland for eksempel.
På andre sprog har akademiske og filosofiske diskussioner ført til udviklingen af separate termer som »efficiency« og »effectiveness«. På dansk forblev »effektivitet« derimod en slags samlebetegnelse.
Denne sproglige forenkling afspejler en tid, hvor den præcise skelnen mellem de to begreber ikke var så vigtig i de skandinaviske lande, som den er i dag.
Kulturel tendens til at forenkle
I de nordiske lande har der altid været en præference for et sprog, som bruges i hverdagen, og som forventes at lette forståelsen. Og det er ikke kun tydeligt i sproget, men også på mange andre områder som design, arkitektur og politik.
Ideen om at reducere komplekse begreber til enkle, udifferentierede termer havde fordele i hverdagen og i den praktiske kommunikation. Men i dag, i en globaliseret verden, skaber disse forenklinger stigende vanskeligheder.
For eksempel betyder sammenblandingen af efficiens og effektivitet, at vigtige forskelle for mere bæredygtige beslutninger ofte overses. Og hvis man ikke kan udtrykke klart, hvad man mener, kan man ikke mene, hvad man siger.
Historisk fokus på efficiens
Under industrialiseringen og senere under det økonomiske boom fokuserede mange danske virksomheder udelukkende på efficiens. Målet var at optimere processer, udnytte ressourcer bedre og reducere produktionsomkostninger for at kunne overleve på de internationale markeder.
I denne periode spillede effektivitet, som kræver dybere overvejelser om mål og langsigtede strategier, en mindre central rolle. Det økonomiske landskab var hovedsageligt præget af kortsigtede resultater, som var lettere at måle og evaluere end langsigtede resultater.
Men de langsigtede konsekvenser af dette fokus bliver først nu tydeligere i en mere kompleks og dynamisk verden. Derfor er det så meget desto vigtigere at skelne tydeligere mellem disse og andre begreber.
Pragmatisk virksomhedskultur
Den danske virksomhedskultur er præget af pragmatisme og fokus på resultater. Beslutninger træffes ofte på baggrund af intuitivt håndgribelige, målbare resultater, og efficiens spiller derfor en central rolle.
Effektivitet, som ofte involverer mere abstrakte og langsigtede overvejelser og kræver mere tid, har derfor været mindre vigtig i praksis. Selv om denne pragmatiske tilgang nogle gange har fungeret, er det i dag, hvor der skal tages hensyn til mere grundlæggende overvejelser, en ulempe ikke at skelne tydeligere.
Efficiens og effektivitet: hvad er forskellen?
Efficiens
Efficens beskriver, hvor godt ressourcerne udnyttes for at nå et mål. Det handler om forholdet mellem input og output. Jo mindre indsats (tid, penge, energi) der kræves, jo mere efficient er processen.
Eksempler på efficiens
- En virksomhed optimerer sin produktionslinje for at reducere omkostningerne.
- En leder reducerer antallet af møder for at spare tid.
Karakteristika for efficiens
- Fokus på ressourcer og processer.
- Ingen henvisning til langsigtede eller etiske værdier.
Effektivitet
Effektivitet er derimod et spørgsmål om, hvorvidt et mål giver mening eller er det rigtige valg. Det handler om at gøre de rigtige ting – uanset hvor ressourceeffektivt de gennemføres.
Eksempler på effektivitet
- En organisation udvikler en strategi, der sikrer markedsandele på lang sigt.
- En virksomhed investerer i udviklingen af medarbejdernes problemløsningskompetencer for at fremme innovation og sikre konkurrencemæssige fordele på lang sigt.
Karakteristika for effektivitet
- Fokus på langsigtede mål og slutresultater.
- Integration af langsigtede og etiske overvejelser.
Sammenligning af efficiens og effektivitet
| Kriterium | Efficiens | Effektivitet |
|---|---|---|
| Princip | At gøre tingene rigtigt | At gøre de rigtige ting |
| Fokus | Ressourcer og processer | Mål og resultater |
| Tidshorisont | Kortsigtet | Langsigtet |
| Etik | Værdineutral | Værdiorienteret |
| Eksempel | Reducer antallet af møder | Sæt spørgsmålstegn ved formålet |
| Tilgang | Lean, Agile, ToC | Monozukuri, Learning Organisation |
Hvorfor virksomheder har brug for og skal kombinere begge koncepter
I krisetider som i dag bliver grænserne for efficiens og effektivitet særligt tydelige. Virksomheder, der udelukkende fokuserer på efficiens – dvs. på at bevare deres kernekompetencer og optimere deres processer – risikerer at miste det væsentlige af syne: at gøre de rigtige ting.
Dem, der ikke er parate til at reflektere over dette, til at tænke mere klart, differentieret og dimensioneret, risikerer at styre deres indsats i den forkerte retning. Omkostningsbesparelser kan være gavnlige på kort sigt, men hvis de sker på bekostning af innovation eller tilpasningsevne, er prisen helt klart for høj på lang sigt.
Efficens besvarer spørgsmålet: »Hvordan kan vi gøre det, vi allerede gør, hurtigere, billigere og med mindre Indsats?« Effektivitet spørger derimod: »Hvorfor gør vi overhovedet det her – og har vi virkelig brug for det for at overleve i fremtiden?«
Virksomheder, der kombinerer begge begreber, udvikler først deres problemløsningsekspertise i overensstemmelse med deres dynamiske miljø og bruger den derefter til at få mere og mere ud af det, der bliver mindre og mindre.
Ensidighed fører til forkerte prioriteringer
Virksomheder, der fokuserer på efficiens, er selvfølgelig i stand til at perfektionere deres processer og reducere omkostningerne på kort sigt. Men hvis de ikke forfølger de rigtige mål, risikerer de at brænde inde med deres ressourcer.
Omvendt medfører effektivitet ambitiøse visioner, men forbliver inefficiente, hvis implementeringen ikke optimeres. Kun kombinationen af begge tilgange sikrer, at virksomheder får succes på lang sigt
Bæredygtighed og innovation
Kombinationen af efficiens og effektivitet er også nøglen til innovation og bæredygtig vækst. Efficens hjælper med at skalere eksisterende processer og spare på ressourcerne. Effektivitet sikrer, at disse innovationer også har det rette fokus.
Virksomheder, der mestrer begge dele, kan ikke kun reagere på forandringer, men også aktivt forme dem.
Tilpasning til dynamiske markeder
Tilpasningsevne er afgørende i et dynamisk miljø. Effektivitet hjælper med at genkende nye markedsmuligheder og opretholde den strategiske tilpasning. Efficens sikrer, at disse muligheder kan udnyttes med så lille en indsats som muligt.
Tilsammen styrker disse to begreber evnen til at handle fleksibelt og samtidig spare på ressourcerne.
Konkurrencefordele gennem balance
Efficens reducerer omkostningerne, effektivitet skaber konkurrencefordele ved at fokusere på de rigtige mål. Effektive processer gør det muligt at betjene markeder hurtigt, mens effektivitet sikrer, at disse markeder er de rigtige.
Reduktion af risici
Adskillelsen af efficiens og effektivitet hjælper også med at minimere risici. Efficens alene kan føre til overoptimering, f.eks. gennem unødvendige nedskæringer eller manglende medarbejdertilfredshed.
Effektivitet uden efficiens er på den anden side sløseri med ressourcerne. Kun ved at kombinere de to begreber kan virksomheder opbygge stabilitet og modstandsdygtighed.
Systemisk tænkning og synergi
Efficiens og effektivitet fremmer sammen systemisk tænkning. Virksomheder, der kombinerer begge begreber, kan ikke kun få succes på kort sigt, men også udvikle en lærende organisation på lang sigt. Efficens øger den daglige produktivitet, mens effektivitet sætter den strategiske retning. Sammen skaber de en synergi, der sikrer langsigtet succes.
Konklusion
At se på efficiens og effektivitet hver for sig får virksomheder til at spille kortsigtede overskud og langsigtede mål ud mod hinanden. Den virkelige styrke ligger i evnen til at
- At vælge de rigtige mål (effektivitet) og
- at nå disse mål med et minimum af ressourcer (efficiens).
Det er den eneste måde, hvorpå virksomheder kan opnå bæredygtig succes, drive innovation og forblive konkurrencedygtige i en kompleks, dynamisk verden.
